مقاله مدیریت زمان سری چهارم
به وظايف رئيس جلسه پيش از آغاز آن
- تشکيل جلسه واقعاً لازم است؟
- آیا راه های دیگری غیر از برقراری جلسه وجود دارد؟
- هدفهای جلسه چيست؟
- چه اشخاصی بايد باشند تا از دسترسی به اهداف اطمينان حاصل شود؟
- نتايج دستيابی به اهداف چيست؟
- هزينه تشکيل جلسه چقدر است؟
- چه وسايل وتسهيلاتی برای تشکيل جلسه ضروری است؟
- اگر وجود يک دستور کار در جلسه لازم است، آيا تهيه شده ودر اختيار همگان قرار گرفته است؟
- آيا تمام شرکت کنندگان از زمان شروع و محل تشکيل جلسه آگاهی دارند؟
- آيا همه شرکت کنندگان اطلاعات لازم را دريافت کرده اند؟
- آيا لازم است همه شرکت کنندگان در تمام طول جلسه حضور داشته باشند؟
به عنوان شرکت کننده وظايف ما پيش از تشکيل جلسات چيست؟
- آيا حقيقتاً شرکت من در جلسه ضروری است؟
- آيا راه های ديگری به جز شرکت در جلسه وجود دارد؟
- آيا از زمان و مکان تشکيل جلسه به خوبی آگاهی دارم؟
- آيا برنامه ام را طوری تنظيم کرده ام که سر وقت در جلسه حاضر شوم؟
- چه کمکی به جلسه خواهم کرد؟
- هدف من از بودن در جلسات چيست؟
- چه مدارکی را بايد آماده سازم؟
- آيا شرکت من در تمام طول جلسه حتمی است يا آن که حضور در بخشی از آن کافی است؟
وظايف رئيس در طول جلسات
- افرادی که دير به جلسه می آيند
- دستور کار پنهان
- بحث های بی هدف
- اندک بودن تعداد شرکت کنندگان
- وقفه ها
- بحث و جدل
- عدم قاطعيت گروه
وظايف رئيس جلسه
- همواره جلسات را سر وقت آغاز کنيد.
- اهداف مشخصی برای جلسات تعيين کنيد.
- در طول جلسات همواره نگرش مثبت داشته باشيد.
- اقدامات جلسات قبلی را پی گيری کنيد.
- فردی را که بايد صورت جلسه را تهيّه کند، مشخص سازيد.
- شرکت کنندگان کم حرف را به شرکت فعّالانه تشويق کنيد.
- از مطرح شدن موارد جنبی جلوگيری کنيد.
- مباحث را به دستور کار جلسه محدود سازيد.
- در مورد جدول زمانی دستور کار سخت گير و قاطع باشيد.
- تصميمات و اقدامات اتخاذ شده را در خلال جلسه و هم چنين در پايان آن جمع بندی کنيد.
- اطمينان حاصل کنيد که کليه موضوعات دستور جلسه بررسی شده است.
چه اقداماتی بايد توسط شرکت کنندگان در خلال جلسه انجام گيرد؟
- مشارکت فعال و سازنده
- محدود کردن مباحث در قالب دستور کار
- متمرکزشدن بر اهداف جلسه
- آگاهی از اقدامات پی گيری
- جلوگیری از بحث های خصوصی طی جلسه
ادامه مطلب را لطفا در سری پنجم دنبال کنید .
نویسنده: م ک. بازیجو
تاریخ انتشار: 1395/09/24 15:32:45
